AVG en e-mailmarketing: welke aanpassingen moet je doorvoeren?

Voldoet jouw e-mailmarketing al aan de AVG eisen? Zo niet, geen paniek. In dit artikel zetten wij alle actiepunten voor je op een rijtje.

Wat is de invloed van de AVG op e-mailmarketing?

De AVG zorgt ervoor dat e-mailmarketeers zorgvuldiger om moeten gaan met persoonsgegevens. Dat er toestemming (opt-in) moet worden gevraagd om persoonsgegevens te verzamelen en verwerken is niet nieuw, wel is er binnen de AVG een aantal eisen opgenomen die de manier waarop de opt-in wordt gegeven, aanscherpt. Ook de omgang met je e-maildatabase zal iets moeten veranderen.

AVG-eisen aan de opt-in formulieren 

  • Er moet expliciete toestemming gegeven worden door de bezoeker.
  • Het moet voor de bezoeker duidelijk zijn waarvoor hij/zij precies toestemming geeft. Omschrijf dit daarom in alledaagse en begrijpelijke bewoording.
  • Het is niet toegestaan om de opt-in checkbox al aangevinkt te hebben, maar de bezoeker moet dit zelf als actieve handeling doen.
  • De opt-in moet ondubbelzinnig zijn, dat houdt in dat het los moet worden gevraagd en niet als onderdeel van de algemene voorwaarden mag worden opgenomen.
  • Wil je toestemming vragen voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld een jaarlijkse campagnemail en de e-mailnieuwsbrief, dan moet je voor elk doel een losse opt-in vragen.
  • Elk formulier op je website moet een link naar de privacyverklaring bevatten.

De nieuwe copy voor de cookiemelding en privacyverklaring is iets dat je eenvoudig zelf kunt verzorgen. Meer tips en tools hierover vind je in onze introductie op de AVG.

AVG-eisen aan de (huidige) e-maildatabase

Vanuit de AVG zijn er niet alleen nieuwe voorwaarden aan het verkrijgen van een opt-in, maar ook de opslag hiervan in een database heeft na 25 mei andere eisen. 

Voor elke opt-in moet je voortaan de volgende eigenschappen bijhouden:

  • De datum wanneer de opt-in is gegeven.
  • Voor welke opvolging er een opt-in is gegeven (bijvoorbeeld de nieuwsbrief of campagnemails).
  • De exacte opt-in tekst.

Bovenstaande eisen gelden niet alleen voor de database die je opbouwt vanaf 25 mei, maar ook de huidige database moet aan deze eisen voldoen wil je dit blijven gebruiken. Als je kunt bewijzen dat de oude opt-ins volgens de AVG-eisen verkregen zijn, hoef je niet opnieuw om toestemming te vragen. Heb je dit niet voldoende vastgelegd en kun je niet alle vereisten bewijzen, dan is het verplicht om opnieuw toestemming te vragen.

We adviseren je om een e-mail op te (laten) stellen waarin je uitlegt dat je de gebruiker graag op de hoogte blijft houden van relevante informatie. Zorg voor een link naar een nieuw inschrijfformulier dat voldoet aan de AVG. Overtuig de lezer ervan om zich opnieuw in te schrijven door vooral de toegevoegde waarde voor de gebruiker naar voren te brengen. De kans is groot dat een gedeelte zich niet opnieuw inschrijft, maar bijkomend voordeel is dat je voortaan met een meer engaged database werkt.

Informeer je bezoekers over de opslag en verwerking van persoonsgegevens

Binnen de AVG is het van belang dat je zorgvuldiger omgaat met de opslag verwerking van persoonlijke gegevens. Het belangrijkste is dat je de bezoekers beter informeert over welke persoonsgegevens je exact opslaat, waarom je deze gegevens nodig hebt en hoe lang je deze bewaart. Omschrijf dit op een heldere manier in je privacyverklaring.

Persoonsgegevens mag je ook alleen opslaan voor het doel dat je omschrijft en wanneer deze noodzakelijk zijn. Voor je e-maildatabase heb je bijvoorbeeld geen betalingsgegevens nodig, deze dien je dan ook op te slaan in een aparte database. 

Recht op vergetelheid en correctie

Personen in je e-maildatabase hebben het recht om deze gegevens in te zien, te corrigeren en te (laten) verwijderen. Het recht om vergeten te worden, wordt binnen de AVG het 'recht op vergetelheid' genoemd. In je privacystatement informeer je de bezoekers hoe zij dit kunnen doen, bijvoorbeeld door contact op te nemen via e-mail. Dan kun je gebruikers inzicht geven in welke data zijn opgeslagen en indien gewenst dit uit de database verwijderen.

Zorg tot slot dat elke mailing die je verstuurt, is voorzien van een opt-out mogelijkheid. Veel e-mailmarketingsoftware, zoals bijvoorbeeld MailChimp, nemen dit standaard mee in de templates. 

Mag ik mijn huidige klanten aanbiedingen blijven doen?

Een belangrijke en veelgehoorde vraag is of je bestaande klanten opnieuw via mailings mag benaderen met aanbiedingen. Hier is sprake van een ‘gerechtvaardigd belang’, wat inhoudt dat dit mag zo lang de aanbieding relevant is voor de gebruiker en aansluit bij de huidige klantrelatie. Wel moet de ontvanger de mogelijkheid krijgen om zich hiervoor uit te schrijven en indien deze opt-out gebeurt, mag je daarna geen aanbiedingen meer versturen.

Zelf aan de slag met de AVG

Zoals je hebt gelezen, kunnen we je met een aantal van de AVG-richtlijnen goed op weg helpen, maar zal je ook zelf, samen met de webbouwer, actief aan de slag moeten. Wil je meer weten over de AVG en specifieke toepassingen, zoals social advertising, remarketing en Google Analytics? Lees dan onze overige blogposts, die hier verder op inzoomen:

 

Wil je meer weten?

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op via 088-1267600 of via ons contactformulier. Wij brengen je graag in een persoonlijk gesprek op de hoogte van alle mogelijkheden.

Contact opnemen
Google premium partner
adcalls
hotjar
bing
FD gazellen